Wskazówki dla przedsiębiorców – jak zadbać o archiwum dokumentów firmy

 

W każdej firmie jest takie miejsce, gdzie przechowywane są dokumenty, faktury – archiwum. Dla części właścicieli firm jest jednak zagadką to, jak poprawnie przeprowadzić archiwizację dokumentacji. Jak wyjaśnia specjalista z firmy Lefthand.pl , archiwizowanie dokumentów jest jednym z wymogów, jakie na właścicieli firm nakłada polskie prawo.

 

Jak więc przeprowadzić ten proces?

 

Archiwizacja dokumentów nie jest prostą sprawą – w polskim prawie istnieją odpowiednie wytyczne odnośnie tego tematu: określony jest precyzyjnie czas przetrzymywania dokumentów, sygnatury jakimi mają być one oznaczone, w jaki sposób powinny być sklasyfikowane i uporządkowane. Dlatego też o archiwum dokumentów firmy powinien dbać profesjonalista – osoba odpowiedzialna za zdobywanie niezbędnych informacji, będąca na bieżąco ze wszystkimi zmianami w przepisach prawa, posiadająca niezbędną wiedzę i kompetencje.

 

Ale czemu ma służyć archiwizacja dokumentacji przedsiębiorstwa?

 

Wbrew pozorom, nie chodzi tylko o zebranie i zabezpieczenie historii działania firmy. Archiwizowanie dokumentów może okazać się bardzo przydatne podczas odgórnych kontroli funkcjonowania firmy. Wtedy też przedsiębiorca może zostać poproszony o udostępnienie archiwum dokumentów odpowiednim organom, które je sprawdzą i na ich podstawie wystawią ostateczną ocenę działania przedsiębiorstwa.

 

Dlatego też, aby uniknąć zbędnych problemów i nieprzyjemności, warto zadbać o odpowiednią archiwizację dokumentów już na samym początku działalności przedsiębiorstwa. Zwyczajowo istnieją dwa rozwiązania – wynajęcie wyspecjalizowanej firmy, która przejmie pieczę nad archiwum i sposobem jego prowadzenia; zatrudnienie osoby przeszkolonej w archiwizacji do jej prowadzenia. Oba rozwiązania są tak samo korzystne, warto więc zwrócić uwagę na profil firmy i do niego dostosować odpowiednią formę porządkowania i katalogowania dokumentów.